Privilegiar a comunicação por meio de texto, após as devidas reflexões e organização de ideias. No lugar de excessivas reuniões, conversas intermináveis ou chats com mensagens quebradas. Decisões importantes começam e terminam com a troca de ideias completas, não com mensagens curtas, de uma linha por vez. Escrever solidifica, chat dissolve.

Assim, é possível reduzir o tempo gasto com reuniões, ligações e outras oportunidades em que interrompemos o trabalho do outro ou temos o nosso interrompido. Escrever favorece a todos: independe dos horários disponíveis de cada um e inclui quem, porventura, não poderia estar presente em uma conversa em tempo real.

Tratar tudo como urgente gera enorme quantidade de interrupções no trabalho. Seja para reuniões desnecessárias ou para perguntas que precisam de respostas “o quanto antes”. Não é saudável esperar nem exigir respostas imediatas, a não ser que se trate de real emergência. Quando não apropriada, a expectativa por respostas imediatas é tóxica.

Além de tudo, “agora” normalmente não é a melhor hora para dizer o que acabamos de pensar. É importante deixar o tempo filtrar o pensamento para que reste apenas o essencial. E reservar tempo para desenvolver ideias e pensar nos desdobramentos de cada discussão relevante.

Outra boa prática é refletir sobre que abordagem costumamos ter ao pedir ou perguntar. É comum que abordagens ansiosas pressionem colegas de trabalho para responder rapidamente a qualquer tipo de demanda.

É exagero utilizar reuniões como norma ou primeiro recurso para discutir, debater e buscar soluções. E não é raro que equipes caiam na armadilha de medir apenas processos, contabilizando horas de reunião como resultado. Vão para casa convencidos de que produziram, já que tiverem inúmeras reuniões.

Reunir pessoas tem valor. Podemos nos comunicar simultaneamente com um grupo e, se presencialmente, aproveitar os benefícios da linguagem corporal e do olho no olho. Porém, como o sal, se utilizarmos em excesso, podemos acabar estragando o resultado final.

Ao fazer comentários, críticas e sugestões, é essencial começar com uma proposta concreta de melhoria ou construção. Quando somos diretos e sugerimos uma solução alternativa, somos compreendidos mais facilmente, economizamos tempo e trabalhamos em real colaboração.

Muitas vezes a justificativa está implícita na própria proposta. Por exemplo, se alguém acredita ser importante modificar parte do texto de um relatório, é muito mais eficiente que a pessoa apresente uma nova versão em forma de proposta para a equipe, antes ou no lugar de uma reunião — ao invés de simplesmente dizer que o trecho deveria estar diferente. A lógica se aplica para qualquer assunto.

Boa comunicação significa dizer a coisa certa na hora certa e no local adequado, de forma a não gerar efeitos colaterais. É essencial discutir e-mails apenas dentro de suas sequências e, em ferramentas de gestão de projetos, tratar de cada assunto dentro das respectivas tarefas. É fundamental evitar o telefone sem fio e revisar textos para retirar palavras, frases ou até mesmo parágrafos - só deixando o necessário.

E prestar atenção em detalhes que fazem toda a diferença. Enviar algo após as 20h pode fazer com que alguém fique trabalhando até mais tarde. Talvez não exista momento perfeito, mas com certeza há momentos ruins para compartilhar ideias.

O final do dia costuma nos convencer de que o trabalho está bom o suficiente. Enquanto a manhã seguinte tende a nos falar a verdade. Na maior parte das vezes vale à pena dormir antes de enviar o material.

Outra reflexão interessante é que compartilhar boas notícias junto com notícias ruins torna as duas partes piores. As boas parecem ter menos valor e as más podem acabar não sendo tratadas com a devida relevância. É importante ser honesto com ambas.

Não discutir determinado assunto não significa que ele deixa de existir. O objetivo é resolver problemas e não os ignorar. Por isso, é essencial sempre perguntar se a mensagem está clara, se algo ficou de fora ou se alguém estava esperando um assunto não abordado.

Todos precisam fazer perguntas e compartilhar ideias. Se alguém quer respostas, não pode guardar as perguntas para si.

Pior do que problemas de comunicação são problemas ocasionados por sua ausência. E quanto maior a equipe ou organização, maiores as oportunidades para haver ruídos ou falta de comunicação.