Para a reunião ser produtiva
Podemos evitar reuniões desnecessárias ao exercitar outros modos de comunicação. Assim, impedimos que nossos dias fiquem divididos em pequenas e espaçadas fatias de concentração individual.
Sabemos, contudo, que reunir pessoas tem valor. Dependendo dos objetivos, do espaço disponível e das pessoas envolvidas, o encontro em tempo real pode gerar excelentes resultados - sejam ideias ou melhores tomadas de decisão.
O mais importante de tudo: nas poucas vezes em que são realmente necessárias, reuniões precisam extrair o máximo das pessoas envolvidas e do tempo dedicado. Reuniões improdutivas são um problema global, nos setores público e privado.
73%
dos profissionais trabalham em outros assuntos durante reuniões
50%
das pessoas consideram reuniões improdutivas
Fonte: Harvard Bussines Review (2019) e TED (2014)
6 em cada 7 chefes enxergam reuniões como um fracasso normalmente pela falta de:
• propósito
• planejamento
• planejamento
• limite de tempo
• limite de participantes
• limite de participantes
Fonte: The Muse (2017)
No MPRJ o cenário é bem parecido
Em maio de 2020, o Inova_MPRJ realizou pesquisa com 223 integrantes da instituição. Os resultados demonstram que a instituição deseja mudanças, que envolvem o uso de melhores práticas antes, durante e após os encontros.
As principais mudanças
1. Escolha de temas
A pesquisa evidenciou que precisamos escolher melhor os temas que levamos para reuniões. E muitas experiências de trabalho, incluindo a do Inova_MPRJ, mostram que grande parte dos problemas podem ser resolvidos por meio de outros formatos de comunicação. Mas a mudança prática, para fazer diferente, requer exercício e aprendizado constante. Por isso, antes de optarmos por encontros em tempo real, é importante amadurecer ideias e refletir sobre a possibilidade de resolução via recursos alternativos.
A pesquisa evidenciou que precisamos escolher melhor os temas que levamos para reuniões. E muitas experiências de trabalho, incluindo a do Inova_MPRJ, mostram que grande parte dos problemas podem ser resolvidos por meio de outros formatos de comunicação. Mas a mudança prática, para fazer diferente, requer exercício e aprendizado constante. Por isso, antes de optarmos por encontros em tempo real, é importante amadurecer ideias e refletir sobre a possibilidade de resolução via recursos alternativos.
82,3%consideram como uma mudança importante a escolha criteriosa de temas
2. Pauta
Não enviar pauta previamente talvez seja um dos principais fatores de baixa qualidade de reuniões ou para reuniões desnecessárias. A construção da pauta gera reflexões sobre objetivos e estimula o planejamento do encontro. Ao mesmo tempo, deixa todos cientes, com antecedência, sobre os assuntos que serão discutidos - direcionando a preparação antecipada dos participantes. A pauta pode, ainda, resolver outros problemas: estimula escolha criteriosa de temas (talvez não precise de reunião!), ajuda a definir limites de tempo e diminui as chances de convidar pessoas que não precisariam participar. Veja o modelo.
Não enviar pauta previamente talvez seja um dos principais fatores de baixa qualidade de reuniões ou para reuniões desnecessárias. A construção da pauta gera reflexões sobre objetivos e estimula o planejamento do encontro. Ao mesmo tempo, deixa todos cientes, com antecedência, sobre os assuntos que serão discutidos - direcionando a preparação antecipada dos participantes. A pauta pode, ainda, resolver outros problemas: estimula escolha criteriosa de temas (talvez não precise de reunião!), ajuda a definir limites de tempo e diminui as chances de convidar pessoas que não precisariam participar. Veja o modelo.
91,6%consideram como uma mudança importante o envio prévio da pauta, mas apenas 22,1%afirmam que isso ocorre na prática
3. Encaminhamentos e responsáveis
Não adianta muito gastar horas em uma reunião e sair dela sem definições claras sobre encaminhamentos, seus prazos e responsabilidades. Para facilitar, desenvolvemos o documento “Quem faz o que”. Só entra o essencial e todos saem cientes de seus compromissos. Idealmente, há apenas um responsável por cada encaminhamento (cachorro de dois donos morre de fome ou obeso!). Além disso, para equipes que utilizam ferramentas de gestão de projetos, recomendamos sempre escolher um responsável por criar as tarefas durante a própria reunião. Para reuniões “externas”, basta alguém se responsabilizar por preencher e enviar o documento “Quem faz o que” para todos assim que o encontro acabar.
Não adianta muito gastar horas em uma reunião e sair dela sem definições claras sobre encaminhamentos, seus prazos e responsabilidades. Para facilitar, desenvolvemos o documento “Quem faz o que”. Só entra o essencial e todos saem cientes de seus compromissos. Idealmente, há apenas um responsável por cada encaminhamento (cachorro de dois donos morre de fome ou obeso!). Além disso, para equipes que utilizam ferramentas de gestão de projetos, recomendamos sempre escolher um responsável por criar as tarefas durante a própria reunião. Para reuniões “externas”, basta alguém se responsabilizar por preencher e enviar o documento “Quem faz o que” para todos assim que o encontro acabar.
89,4%consideram como uma mudança importante esta definição, mas apenas 21,2%afirmam que isso ocorre na prática
4. Duração
Reuniões muitas vezes são sinônimo de demora. Não precisa ser assim. Reuniões mais curtas mantêm os participantes mais focados. O ideal é que elas não passem de uma hora. Além disso, é importante que o tempo total da reunião seja estimado pelo proponente na pauta enviada previamente aos participantes. É também boa prática estimar o tempo de exposição de cada assunto e definir um responsável por controlá-lo.
Reuniões muitas vezes são sinônimo de demora. Não precisa ser assim. Reuniões mais curtas mantêm os participantes mais focados. O ideal é que elas não passem de uma hora. Além disso, é importante que o tempo total da reunião seja estimado pelo proponente na pauta enviada previamente aos participantes. É também boa prática estimar o tempo de exposição de cada assunto e definir um responsável por controlá-lo.
85,8% consideram como uma mudança importante a limitação do tempo total de reunião, mas apenas 14,2% afirmam que isso ocorre na prática
65,9% consideram como uma mudança importante a limitação do tempo por pauta, mas apenas 5,3% afirmam que isso ocorre na prática
65,9% consideram como uma mudança importante a limitação do tempo por pauta, mas apenas 5,3% afirmam que isso ocorre na prática
5. Participantes
Não há número mágico. Artigos sobre o tema sugerem que o número ideal de participantes em reuniões varia de 5 a 8 pessoas. Além disso, proponentes e convidados devem fazer duas reflexões fundamentais. Quem propõe a reunião deve sempre se certificar que está convidando apenas quem realmente deve participar – na dúvida, é melhor não convidar. Por outro lado, o convidado não deve ter receio de rejeitar o convite caso julgue que sua presença não irá agregar ao encontro.
Não há número mágico. Artigos sobre o tema sugerem que o número ideal de participantes em reuniões varia de 5 a 8 pessoas. Além disso, proponentes e convidados devem fazer duas reflexões fundamentais. Quem propõe a reunião deve sempre se certificar que está convidando apenas quem realmente deve participar – na dúvida, é melhor não convidar. Por outro lado, o convidado não deve ter receio de rejeitar o convite caso julgue que sua presença não irá agregar ao encontro.
68,1%consideram como uma mudança importante a limitação de participantes, mas apenas 15,9%afirmam que isso ocorre na prática
6. Acompanhamento
O acompanhamento de tarefas e acordos nada mais é do que um meio para alcançar objetivos maiores. Há formas mais eficientes do que convocar uma reunião para isso. Existem apps e, mais importante do que eles, boas técnicas de gestão de equipes e projetos. No Inova_MPRJ, usamos o Basecamp (todo o MPRJ pode usar) e formatamos projetos com clareza de expectativas, responsabilidades e prazos bem definidos. Assim, os envolvidos têm mais autonomia, não há microgerenciamento (olhar tarefa por tarefa) e todos são avaliados pelos resultados que realmente importam. As reuniões de acompanhamento, tão frequentes no MPRJ, dão lugar a checagens intermediárias (quando em projetos mais longos) e a demonstrações de resultados.
O acompanhamento de tarefas e acordos nada mais é do que um meio para alcançar objetivos maiores. Há formas mais eficientes do que convocar uma reunião para isso. Existem apps e, mais importante do que eles, boas técnicas de gestão de equipes e projetos. No Inova_MPRJ, usamos o Basecamp (todo o MPRJ pode usar) e formatamos projetos com clareza de expectativas, responsabilidades e prazos bem definidos. Assim, os envolvidos têm mais autonomia, não há microgerenciamento (olhar tarefa por tarefa) e todos são avaliados pelos resultados que realmente importam. As reuniões de acompanhamento, tão frequentes no MPRJ, dão lugar a checagens intermediárias (quando em projetos mais longos) e a demonstrações de resultados.
88,5%consideram como uma mudança importante o acompanhamento de acordos, mas apenas 12,4% afirmam que isso ocorre na prática